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如何将浪费在开会上的时间减半?揭秘苹果、谷歌和Facebook的会议缩减法
2022-08-03

作为一款旨在提高大家办公效率的工具,WPS+专门总结了谷歌、苹果等科技巨头的高效开会秘诀,希望这些秘诀能帮助大家提高会议效率,将更多时间留给真正重要的工作。

绝大多数的会议的组织都很糟糕,极度没有效率。

一项调查数据显示,35%受调查的人表示他们参加的会议是浪费时间。如果有12个人坐在一起开一小时“浪费时间”的会议,那么实际上他们浪费了12个小时!这浪费的12个小时的产出时间,通常只是用来展示或者回顾一些信息,而这件事情分明可以通过一个不同的方式在几分钟内完成。

为什么绝大多数的会议都那么糟糕?

(1)会议开始得比计划晚。无论是由于缺乏专业性,还是由于很多人真的被上一场会议拖住了,绝大多数会议都会被延迟。这变成了一种文化现象,会议开始得晚使得人们与会时间也会晚。当人们知道了会议在准点的五到十分钟内不会开始时,他们就不会准时出现了。当有一打人、几百人,或者甚至上千人的组织坐在一起等其他人到来时,这些时间加起来占据一年的好多小时。

(2)会上有一些不合适的人。原本的想法可能是“一旦有疑问了,就邀请他们参加会议!”,但是这事实上是在浪费被邀请人的时间(而这些人有可能没有专业上的勇气说“不用了,谢谢”),如果让他们提问或者是提供一些什么是很勉强的事情,那么这对于会上所有其他的人来说也是在浪费时间。

(3)帕金森的“琐事定律”。这一定律也被翻译为“芝麻绿豆定律”,它是在说组织通常将绝大多数时间花在琐碎的小事上,而将极少的时间花在最重要的事件上。讲一个故事:某协会要做出几个决定,而这些决定有关一个昂贵的核电站。对于这件事的通过进行得非常迅速,因为这一话题太复杂了,以致绝大多数人都没有参与权。然而当涉及要为员工设计一个自行车车棚时,就需要花很多时间征求意见和争论,因为每个人都能理解这个小的项目。

(4)会议不合常理地打乱一天的计划,而且经常会干扰正在做的事情,破坏自己的巅峰状态。

(5)会议由不合适的人掌控。由于人的天性使然,过度自信或是性格外向的人更倾向于去掌控整个会议的交流—这就可能导致那些懂得更多但是不习惯分享的人在会议上不被注意。

“除非事关公司要开支票,不然永远都别开会。” —马克·库班。

Facebook联合创始人达斯汀·莫斯科维茨的“无会议周三”原则

达斯汀·莫斯科维茨制定了一个“无会议周三”原则,以此来提高生产力,这一方法他是从Facebook带来的。

很多人都已经习惯了这一会议暂停日,并且把这一天称为“制造者日”。之所以这样叫,是因为在这一天,大家都不会互相打扰,专注于处理自己的事情,有所“制造”,特别是需要在处理最重要的任务上取得进展时,这一天尤为重要。

“一周中确定一天,让你及团队专注于个人的工作,不要有会议等事情的干扰。在Asana ,我们有“无会议周三”,以促进公司内的业务流动,提高生产率。”—达斯汀·莫斯科维茨。

如何制订高效的会议议程

如果你必须要参加一个会议,成功人士都知道,高效的会议首先要提前发布合理安排的议程。制订高效会议议程的秘诀包括:

(1)在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见,以避免突然出现新的议题,使会议偏离最初的目标。

(2)明确指出会议目的。

(3)明确指出谁是会议主持人。

(4)确认所有受邀参会人员。参与会议的人员越少越好,但是也要确保不要遗漏重要人员。在谷歌,与会人员一般限制在十人甚至更少。众所周知,在苹果,如果员工不能提出一个好的理由使他留在会议上,史蒂夫·乔布斯会把他们赶出会议室。

(5)尽可能列出会议的议题,以便让参会人员做出决定。

(6)将每个议程安排的预估时间标注在议程后,以便参会者掌握会议进度;确保预估时间是切实可行的。

谷歌风投的秘密武器

谷歌风投合伙人杰克·纳普提倡在会议期间用一个机械钟进行倒计时。他在参观自己孩子的教室时发现了这种特别的时钟,叫时间计时器。

老师们都把这种时钟称作“神奇的时钟”。这种时钟有不同的型号—在亚马逊上的价格大约是25美元—时间计时器用电池供电,钟面也足够大,会议室的参会人员都能看到。红色表盘慢慢旋转,没有声音,只显示会议剩余的时间。那为什么不直接在手机上设一个闹钟呢?正如《设计冲刺,谷歌风投如何5天内完成产品迭代》的作者杰克·纳普所说:“时间计时器远比屏幕上的计时app要好。因为这种时钟是一种物理装置,调节简单,而且人们不可能忽视它的存在。”

玛丽莎·梅耶尔在谷歌任职期间,开会时会将投影仪连接到笔记本电脑上,在墙上投射出一个巨大的倒计时器,她因此为大家所熟知。

史蒂夫·乔布斯式的会议方法

一份研究报告显示,坐着开的会议和站着开的会议相比,时间长34%,但是并没有做出更好的决策。另一份研究报告显示,站着开的会议效果远远比坐着开的会议要好。站着开会让人们合作更融洽,更乐于分享观点与想法,参与度更高,能创造出更多解决问题的方法。

维珍集团创始人理查德·布兰森就不是一个传统会议的爱好者。他曾这样说过:“我最喜欢的一个方法就是让大部分会议都站着开。我发现这样谈生意、做决定、完成交易会更快。如果有机会,我喜欢更进一步,也就是散着步开会。”

史蒂夫·乔布斯因为其长时间的散步开会而为员工所诟病,但是这种方式却已经被Facebook创始人马克·扎克伯格和Twitter CEO杰克·多西采纳。

十分钟会议好在哪里?

为什么所有的会议似乎都默认要持续30分钟或者一个小时?好像是人们特意选择这么长时间。我们都知道一项工作不管分配多少时间,人们总会下意识填满它。

2006年,玛丽莎·梅耶尔还在谷歌任职,当时她接受《彭博商业》的采访,说她一周要开70场会。想要把这些会议强行安排进来,唯一的方法就是把“30分钟”的时间段分配给若干小型会议,有时每个会议可能只有5分钟或10分钟。

维珍集团创始人理查德·布兰森经常表达他对开会的反感。他曾这样写道:“只有一个话题的会议竟然要持续5~10分钟,真是少见。”

会议或电话的默认时长,不管是对内还是对外,都应该限定在20分钟;比这更长就应该是例外了……即使只是把会议从30分钟改到了20分钟,一天之内你也可以增加4~6个要参加的会议、要打的电话或者要赴的约。

开会时,禁止携带手机

在商业会议中你会查收手机的短信或邮件吗?一份研究表明,如果你的答案是肯定的,这会让你的老板和同事很恼火。他们的研究表明:

(1)86%的人认为正式会议期间不应该接电话。

(2)84%的人认为正式会议期间不应该发短信或写邮件。

(3)75%的人认为正式会议期间不应该看短信或邮件。

(4)66%的人认为任何会议期间都不应该发短信或写邮件。

(5)至少有22%的人认为任何会议期间都不应该使用手机。

为什么这么多人,特别是比较成功的人士,觉得不应该在会议上使用手机?因为当你在使用手机时,表明:

(1)缺乏尊重。你认为手机上的消息比会议中的对话更重要,会议之外的人比现在坐在你面前的人更重要。

(2)缺少注意力。你没有办法做到一心多用,同时处理多项任务本来就不可能。

(3)没有倾听。你并没有把注意力集中在需要认真听的事情上。

(4)没有能力。你就像是现代社会中的“巴甫洛夫的狗”,手机一振,就赶快回应别人的召唤。

要想充分利用会议期间的宝贵时间,与会者应该把手机调至静音,放在口袋里,不再拿出来。

利用每日的碰头小会减少其他会议时间

每日碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议,一般安排在每天同一时间,每次不超过15分钟。每日碰头小会一旦确立,就会减少许多时间较长的一次性会议,同时减少的还有电话和邮件,而且对包括员工参与和交叉销售在内的其他变量也产生了重大影响。

每日碰头小会应该包括以下三项:

(1)事件—过去的24小时中的重要内容,特别是和其他团队成员有关的方面。

(2)数字—检查日常指标,无论是销售、转换率或是小部件生产。

(3)问题—你被什么东西“卡住”了吗?这可能是亟待解决的难题,需要消除的繁文缛节,抑或是需要解答的问题。

每日碰头小会一定要保持在15分钟!如果时间变长,人们就不会愿意再参加了。让每个人的发言尽量简短,任何不能立即解决的、“卡壳”的地方都要先跳过。

当其他所有形式的沟通都不起作用时,安排并参加会议是最后的解决办法。看看日程表上未来一周的会议安排。如何减少甚至不让这些事情占据你的时间?

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